V innogy jsme ušetřili tisíce kliknutí myší denně

22. září 2017

POTŘEBA: Změny v back-endu vyžadují nové uživatelské rozhraní. Nebo ne?

Ne nutně. Tedy pokud se obrátíte na nás v TRASK. Jako jediní na českém trhu máme pro tento problém řešení. Jedno takové jsme dodali společnosti Innogy.

Společnost innogy pro správu dokumentů používá robustní DMS (Document Management System), konkrétně Opentext Documentum (dříve EMC Documentum). Ten je třeba pravidelně inovovat a zlepšovat jeho fungování. Každá tato změna znamená zásah jak do uživatelsky „neviditelné“ části (back-end), tak do části, se kterou uživatelé denně pracují (front-end).

Doposud bylo nutné se změnou back-end části do nového systému přeložit i uživatelskou část. S tím jsou spojené značné náklady.

Řekli jsme si, že společnosti innogy tyto náklady jednou provždy ušetříme – a ještě celý systém uděláme pro uživatele co nejpříjemnější. Chtěli jsme, aby měli o důvod více se každý den do práce těšit.


ŘEŠENÍ: Oddělte úložiště dokumentů od uživatelského rozhraní

Výše zmíněný přístup k problému je srdcem našeho řešení (více o něm v sekci Naše cesta k řešení). Klientovi jsme dále navrhli konkrétní postupy, které kromě významných úspor spojených se změnami DMS ušetří i čas uživatelů. A to díky přesnému napasování uživatelského rozhraní na procesy zpracování dat, což sníží počet kroků při práci s dokumenty na minimum. A co je minimálně stejně důležité, zaměstnancům přinese radost z používání DMS.


Hlavní přínosy našeho řešení pro Innogy...

  • Úspora nákladů a času: díky univerzálnosti nového uživatelského rozhraní už nemusí dojít k redesignu uživatelského rozhraní po změně back-end části (například po upgrade DMS systému na novou verzi)
  • Pohodlnější aktualizace DMS: naše řešení umožňuje využít rozhraní pro celé DMS nebo jen pro vybrané moduly určené k aktualizaci

... a pro jeho zaměstnance

  • Pokročilé UX: v novém, uživatelsky velmi příjemném a intuitivním rozhraní mohou zaměstnanci pracovat daleko rychleji jak s dokumenty, tak s metadaty
  • Ušetření práce a času (a prevence zánětů zápěstí): zaměstnanci díky zjednodušení uživatelského rozhraní a redukci kroků při práci s dokumenty ušetří denně stovky či tisíce kliknutí myší

Naše cesta k řešení

Oblast DMS se ve společnosti Innogy potýkala s mnoha problémy. Od již nedostačujícího výkonu řešení, přes konzervativní a uživatelsky ne právě vstřícné GUI až po riziko ztráty podpory ze strany dodavatele technologie (nebo výrazně zvýšených nákladů na tuto podporu), protože systém běžel na staré verzi platformy ("out-of-support"). Další motivací ke změně byla snaha snížit náklady na produktovou podporu (či případné nové licence).

Bylo nutné provést upgrade celé platformy včetně příslušných aplikací. Výzvou byla skutečnost, že společnost EMC (dodavatel platformy) změnila některé technologie a rozhraní, takže při upgrade by bylo nutné provést přeprogramování mnoha aplikací.

Jako ideální řešení jsme zvolili oddělení back-end (úložiště) dokumentů od front-end (uživatelského rozhraní) a fázovaný projektový přístup. Oddělením back-end a front-end aplikací jsme zároveň snížili náklady na licence a/nebo na produktovou maintenance (pro Documentum je jedna pro úložiště-backend a další pro aplikace/uživatele).

Jednotlivé aplikace se tak postupně převádí (přepisují) do moderních webových technologií bez přímé vazby na Documentum, se kterým komunikují standardním způsobem.

Jako poslední krok tohoto sériového projektu (ano, stále ještě běží) pak provedeme upgrade samotné platformy včetně migrace dat. (Tento přístup výrazně snižuje pracnost jednotlivých dílčích projektů, které mohou být prováděny samostatně a snižuje se tak riziko selhání projektu typu "big bang".) Obrovskou výhodou pro klienta je pak možnost souběžného fungování starého a nového řešení, což zjednoduší pilotování nově nasazovaných aplikací.

V současné době jsme před dokončením třetí z celkem čtyř fází projektu, kterou je převod aplikací (GUI). Tuto fázi plánujeme dokončit do konce roku 2017 s tím, že v roce 2018 provedeme závěrečnou migraci back-end části včetně migrace dat.


Závěr

Těší nás, že i přes náročnost tohoto projektu jsme innogy nabídli funkční, stabilní a úsporné řešení. A také že toto řešení díky modernímu uživatelskému rozhraní zpříjemnňuje práci zaměstnancům pracujícím s DMS. I díky nám se nyní mohou do práce více těšit.

Klient velmi oceňuje možnost nasazovat nové rozhraní po jednotlivých systémových modulech, které umožnilo plynulý, bezproblémový přechod ze starého uživatelského prostředí.

A navíc se nám všem povedlo vyloučit jakýkoli negativní dopad do obchodních procesů společnosti innogy během zavádění nového systému.