Práce s informacemi se mění a staré systémy pro správu dokumentů občas nestačí. Co s tím?

06. dubna 2021

Firmy procházejí změnou. Digitalizují, ruší pobočky a vše přesouvají na weby, do formulářů nebo aplikací. Tím se změnila i podstata toho, jaké dokumenty a data uchovávají ve svých systémech a jak je zpracovávají, třídí a kontrolují. Dosavadní DMS systémy už tak mnohdy nemusí stačit. Co by u nich firmy měly brát v potaz?

Dnes zákazník nepřichází na pobočku, ale jeho kontakt se společností probíhá na webu, přes mobilní aplikaci, prostřednictvím třetí společnosti, interakcí na sociální síti nebo třeba přes chatbota. Podklady tak do firmy přicházejí v různých formátech (formulář, volný text, obrázek, video, audio atd.), a musejí se tedy i jinak zpracovávat. Digitální zákazník navíc očekává okamžitou reakci a podepsání smluv s individuálními podmínkami. Je proto potřeba přesunout pobočku až k zákazníkovi domů, a to díky automatizaci celého procesu.

Mnoho společností využívá strategii, která se zdá být nejlépe funkční, a to přidání cloudové služby správy obsahu, která se může připojit k existujícím úložištím prostřednictvím federace obsahu.

S potřebou rychlého zavedení systému na správu dokumentů a dat, kterému společnost Gartner říká Content Services neboli obsahové služby, se společnosti potýkají s dalšími výzvami. Obvyklým problémem je, jak zpřístupnit svůj dosavadní interní systém pro správu dokumentů zákazníkům i nezákazníkům.

Kontejnerizace a cloud jsou základ

Dnes se ve společnostech o správu dokumentů často starají starší DMS systémy, ale aby firmy mohly zavést vše, o čem jsme psali výše, jednou z variant je ke starým naimplementovat nové. Mnoho společností využívá strategii, která se zdá být nejlépe funkční, a to přidání cloudové služby správy obsahu, která se může připojit k existujícím úložištím prostřednictvím federace obsahu. To umožňuje podniku přidat nové, inovativní řešení a v krátkém čase zahájit produkční provoz, zatímco získají čas na rozhodnutí, co dělat se stávajícími staršími úložišti. Zásadní je tedy zjistit, jestli vaše současné systémy zvládají nezbytnosti rychlého zavedení, zpracování velkého objemu dat a automatizace zpracování. Pokud ne, pořiďte si moderní platformu, která je schopna dohlížet nad staršími DMS systémy a rozšířit je o nová potřebná řešení (on-premise i v cloudu). Přinese vám následující výhody:

Rychlost zavedení a škálovatelnost

Cloud

Řešení postavené na infrastruktuře v cloudu snižuje time to market. Firmám umožňuje rychleji digitalizovat a reagovat na klienta.

Kontejnerizace

Nejen pro rychlé nasazení, ale i pro zvládání velkých objemů dat je vhodná architektura postavená na kontejnerizaci a CI/CD (continuous integration and continuous deployment).

LowCode

Další vlastností řešení, která podporují parametr time to market, je možnost vytvoření aplikace s minimalizací vývoje a její nasazení pomocí nativního frameworku.

Automatizace pomocí umělé inteligence

Moderní řešení využívají schopností umělé inteligence. Nativní zpracování jazyka napomáhá automatizovaně zpracovávat různé druhy obsahu, provést validaci dat a předat je do firemních aplikací.

Sdílení obsahu se zákazníkem

Řešení, které umožní výměnu dokumentů přímo mezi společností a zákazníkem (nebo budoucím zákazníkem), urychluje proces uzavření smlouvy nebo produktu. Současně může společnost klientovi nabídnout takovýto prostor i pro jeho osobní dokumenty.

Bezpečnost

Digitalizace produktů, zavádění nových technologií i moderní architektonické přístupy jako cloud a SaaS zvyšují požadavky na bezpečnost a správu osobních dat. Tuto problematiku lze rozdělit na tři oblasti  – právní rámec činnosti, regulatorní pravidla a omezení či tzv. kybernetickou bezpečnost. Tyto oblasti jsou specifické pro sféru podnikání, konkrétní činnosti i technologie. Pro definici kompletního rámce, revizi technologií a nastavení celé strategie je vhodné užít projektový přístup bezpečnostního projektu.

Takováto funkční řešení systémů pro správu obsahu svým klientům nabízí i Trask, který je partnerem velkých firem při digitalizaci a zavádění technologických inovací. Trask je supportním a implementačním partnerem společnosti Opentext a nově zahájil spolupráci se softwarovou firmou Nuxeo, kterou Gartner zařadil mezi vizionáře v oblasti tvorby systémů správy obsahu s otevřeným zdrojovým kódem. Trask díky této spolupráci umožnuje klientům jít s dobou a mít náskok před konkurencí.

Strojové učení a umělá inteligence

Řešení pro správu obsahu dnes nabízejí i funkcionality umělé inteligence a strojového učení. Za použití přirozeného zpracování jazyka (NLP) napomáhají  automatizovaně vytěžovat data z dokumentů, vět z formulářů, webů nebo chatů. Díky této automatizaci je možné nejen správně zařadit dokumenty, případně zkontrolovat, že zákazník dodal ten správný, ale také okamžitě předat data do jiného systému, využít je a případně přizpůsobit těmto informacím celý proces nebo interakci s uživatelem. Svůj NLP systém s názvem Trask Semantic Tool za tímto účelem vyvinula i technologická a konzultační společnost Trask a slouží např. bankám pro účely zpracování notářských dokumentů.

Více o Trask Semantic Tool


Potřebujete více informací? Napište nám