Náš DMS u:Work umožnil Univerzitě Tomáše Bati digitalizovat a rychleji dohledávat dokumenty

POTŘEBA: Ulehčit každodenní práci se smlouvami a dokumenty

Práce na univerzitě, z povahy věci, vyžaduje denně řešit spoustu papírování ohledně smluv a dokumentů, ať se jedná o studijní, právní nebo technicko-provozní oddělení. Používá-li se starší DMS (Data Management System) s konzervativním a málo intuitivním uživatelským prostředím, správa archivu, dohledání správných technických dokumentů nebo vkládání metadat do smluv často vyžaduje neúměrně mnoho práce, času a úsilí.

Univerzita kromě toho potřebovala i vyhovět legislativě, která vyžaduje se studenty a uchazeči komunikovat elektronicky.


ŘEŠENÍ: DMS u:Work je systém, který pracuje pro vás

Původní DMS Univerzity Tomáše Bati jsme vyměnili za naše vlastní, pokročilé řešení: DMS u:Work. Ten všem zúčastněným znatelně zkrátil čas věnovaný digitalizaci, vkládání metadat, vyhledávání smluv a technických dokumentů.

Veškeré související procesy se výrazně zefektivnily, urychlily a zprůhlednily. A to platí i pro správu a archiv dokumentů Technicko-provozního oddělení, které ještě donedávna pracovalo s nepřehledným množstvím nejrůznějších technických dokumentů k budovám univerzity a jejich provozu.

Moderní technologie DMS u:Work navíc umožnila rychlý vývoj a nasazení platformy propojené se studijním systémem Univerzity, která splňuje legislativní požadavek elektronické komunikace s uchazeči a studenty.

Podívejme se, jak náš DMS u:Work pomohl univerzitě z pohledu různých oddělení.


Hlavní přínosy našeho řešení z pohledu university jako celku...

  • Efektivní, rychlá a automatizovaná správa smluv, přehledný archiv
  • Urychlení a zpřehlednění práce s nejrůznějšími typy dokumentů Technicko-provozního oddělení
  • Díky propojením se studijním systémem je vyřešena elektronická komunikace s uchazeči a studenty
  • Přehledné a intuitivní uživatelské prostředí
  • Nulové náklady na provoz DMS včetně licenčního modelu

... z pohledu právního oddělení...

  • Rychlá a efektivní práce s doplňováním metadat nových smluv a s vyhledáváním v archivu
  • Automatizované přiřazování osoby zodpovědné za plnění smlouvy ze složité organizační struktury

... z pohledu technicko-provozního oddělení...

  • Zpřehlednění archivu dokumentů (oproti původní adresářové struktuře na sdíleném disku)
  • Zefektivnění práce při vyhledávání všech typů dokumentů souvisejících s konkrétním technickým případem

... z pohledu studijního oddělení...

  • Zrychlení práce při vystavování nejrůznějších dokumentů pro uchazeče a studenty
  • Sjednocení procesu komunikace s uchazeči a studenty v rámci různých fakult
  • Zjednodušení procesu zastupování pracovníků konkrétních studijních oddělení

... z pohledu ekonomického oddělení

  • Minimalizace nákladů na provoz a maintenance DMS
  • Vysoká míra customizace řešení

Naše cesta k řešení

Proces implementace DMS u:Work jsme rozdělili na tři fáze.

Fáze 1: Bylo implementováno vlastní jádro DMS včetně uživatelského prostředí – portálu Liferay, konkrétně se jednalo o:

  • Implementaci základní platformy DMS
  • Vývoj a implementaci portálového řešení
  • Implementaci skenovacího pracoviště a jeho propojení s DMS
  • Tvorbu archivu smluv, migraci stávajících dat a binárních obrazů smluv

Fáze 2: Šlo o implementaci modulu pro správu a archivaci dokumentů Technicko-provozního oddělení:

  • Vývoj back-end modulu TPO
  • Vývoj a implementace doplňku portálového řešení: portlety pro pracovníky TPO
  • Migrace existujících dat

Fáze 3: Zabývala se vývojem a implementací propojení DMS se studijním systémem pomocí webových služeb. To zahrnovalo:

  • Vývoj backendu
  • Vývoj a implementace doplňku portálového řešení: portlety pro studijní oddělení jednotlivých fakult
  • Vývoj a implementace webových služeb

Závěr

Přechod na DMS u:Work z dílny TRASK a customizace jednotlivých modulů na míru různým oddělením Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně pomohla dramaticky zefektivnit mnoho každodenních činností velkého počtu pracovníků Univerzity, od studijních přes právní až po techicko-provozní oddělení.

Naše řešení přehledně utřídilo archiv smluv a jejich digitalizací šetří pracovníkům Univerzity spoustu času při vyhledávání.

Zároveň pomohlo Technicko-provoznímu oddělení systematizovat práci s technickými dokumenty k budovám Univerzity a jejich provozu, v nichž se ještě nedávno dalo orientovat jen stěží.

Kromě toho náš DMS u:Work univerzitě pomohl dostát legislativnímu požadavku nového Vysokoškolského zákona: komunikovat s uchazeči a studenty elektronicky.

Kontaktujte nás

Na váš byznys se dokážeme podívat z jiné perspektivy. Proto můžeme přijít i na nová řešení, která dokážeme jasně popsat, rozpracovat a navrhnout jejich technickou realizaci. Originální nápad je totiž na začátku každého dobrého byznysu. Díky zkušenostem rychle poznáme, v čem chcete a potřebujete pomoci.

Domníváte se, že jsme porušili etická pravidla?
Dejte nám vědět.