Kam nasadit robotickou automatizaci procesů (RPA), aby to mělo smysl?

21. června 2022

Kam nasadit robotickou automatizaci procesů (RPA), aby to mělo smysl? Kolik stojí robotická automatizace procesů a za jak dlouho se může investice do RPA vrátit? Podívejte se, zda má pro vaši společnost RPA smysl.

Na jaké procesy se RPA hodí?

Roboti se obvykle nasazují tam, kde se ručně vykonává nějaká opakující se činnost, která stojí pracovníky hodně času. Zároveň je nutné umět ji přesně popsat, a to včetně všech rozhodovacích procesů. Důležitým měřítkem je také návratnost investice do RPA.  

„Nejvýhodnější je automatizace krátkých a jednoduchých procesů, které ale zároveň vyžadují hodně práce. Které to jsou, se liší podle toho, jak jsou jednotlivé procesy podporované existujícími aplikacemi a zda jsou aplikace navzájem integrované. To je v každé firmě trochu jiné,“ přibližuje Jan Herman, odborník na RPA z Trasku.

Nasadit ji lze například pro jednoduché procesy, jako je přepisování údajů z jednoho systému do druhého, reporting, závěrkové operace, ale i pro složitější procesy jako posuzování či vyřizování žádostí nebo interní komplexnější firemní procesy jako nástupy či odchody zaměstnanců, odměňování a účtování.

Kolik stojí robotická automatizace procesů a za jak dlouho se může investice do RPA vrátit? 

„Obecně se cena robotické automatizace skládá z ceny licencí, nákladů na konfiguraci robota a ceny provozní podpory,“ vysvětluje Jan Herman.  

Licence RPA platformy se obvykle platí ve formě ročního předplatného (každý rok se platí stejný poplatek). Výše poplatku se mezi platformami může výrazně lišit.

„Levnější platformy obvykle nemají některé pokročilejší vlastnosti požadované velkými firmami, jako například podporu RPA governance či centrální správu. Také obvykle nenabízejí tak širokou podporu integrací s dalšími technologiemi, jako jsou systémy pro vytěžování dokumentů, umělou inteligenci nebo chatboty,“ dodává Jan Herman.

Náklady na konfiguraci robota jsou obvykle závislé na pracnosti vývoje daného procesu. To se může u stejného procesu i několikanásobně lišit v závislosti na zvolené RPA platformě, protože v některých RPA platformách jde vývoj výrazně pomaleji než v jiných.

Cenu provozní podpory stejně jako u jiných IT systémů určují požadavky na rychlost řešení incidentů a objem práce, který spotřebovává.  

Návratnost investice do RPA pak velmi závisí na tom, jak se daří využít kapacitu zakoupených licencí robotů a jak se daří najít a zautomatizovat procesy, které konzumují hodně času. V praxi se obvykle automatizují procesy, u kterých je teoretická návratnost investice do jednoho roku, v mnoha případech je však návratnost ještě kratší.  

Ve vztahu mezi návratností investice a velikostí organizace je možné říct, že výhodu mají spíše větší firmy, protože stejnými procesy zpracovávají větší objemy dat. Také se v nich lépe rozloží společné náklady na vybudování a provoz kompetenčního centra automatizujícího procesy pro všechna oddělení.  

„To ale neznamená, že by RPA nemělo pro menší firmy smysl. Pro ně může být motivací k automatizaci nedostatečná podpora procesů u stávajících systémů a aplikací a nutnost následného ručního zpracovávání dat vně interních systémů bez možnosti funkčnost interních systémů jakkoliv ovlivnit. Častým příkladem této situace je ruční stahování dat z  interních systémů a jejich ruční zpracování v Excelu. V těchto případech dává robotická automatizace procesů smysl i v menších firmách,“ uzavírá Jan Herman.