Jana Schiffnerová: I HR oddělení mohou onboardovat online

S onboardingem nových zaměstnanců, zákazníků nebo uživatelů, ale i s online komunikací pomáháme našim klientům už dlouho. Proto ani pro nás samotné nebylo, z technologického hlediska, složité přejít na zcela online nábory i onboarding a na začátku dubna přivítat nové posily Trasku. Co ale přechod znamená pro HR? Zeptali jsme se naší HR ředitelky Jany Schiffnerové.

Jsou pro Trask zcela virtuální recruitment a onboarding novinkou, nebo už dříve zčásti probíhaly digitálně?

Pokud jde o náš recruitment, ten funguje již dlouho ve velké míře na online bázi. Vyhledávání, oslovování kandidátů, pracovní pohovory i testování a zadávání úkolů jedou dlouhodobě vzdáleně a dle preferencí kandidátů využíváme nástroje jako MS Teams, Skype, Google Hangouts, WhatsApp nebo FaceTime. Díky tomu jsme to v posledních týdnech měli o dost jednodušší a v podstatě stačilo se ještě o kousek více přizpůsobit, ladit detaily a vychytávat maličkosti.

Části navazujícího onboardingového procesu jsme samozřejmě dělali již dříve elektronicky, ale v určitých krocích jsme vždycky stáli o osobní kontakt a možnost přímé mezilidské komunikace, provedení po prostorách firmy, navnímání atmosféry. Udělat celý onboarding virtuálně jsme neplánovali, ale v zásadě jsme na něj plynule přešli, protože zkrátka nebyla jiná možnost. Měli jsme velkou výhodu v tom, že jako firma již dávno máme a používáme základní komunikační nástroje pro remote spolupráci. Takže nám pro online komunikaci stačilo jen chytře využít již implementovaná řešení. Zároveň jsme interně zvyklí upravovat procesy s ohledem na neustálý růst firmy, takže bylo jen otázkou pár dnů upravit formu, obsah a strukturu informací a všichni zúčastnění se lehce přizpůsobili.

Bavíme se o recruitment a onboardingu „dobíhajících“ pozic, nebo se Trask bude rozrůstat i v současnosti?

Celá situace na trhu je teď těžko předvídatelná a má velké dopady na řadu oborů a profesí. Máme obrovskou výhodu, že jsme stabilní IT společnost a naším posláním je digitalizace. Se zákazníky máme dlouhodobé vztahy, spolupracujeme na strategických projektech nebo poskytujeme specifické know-how, takže prozatím naše projekty běží dál. Proto nadále pokračujeme v aktivním oslovování kandidátů, pohovorujeme online a už teď máme domluvené nové kolegy na následující měsíce. Samozřejmě jsme ale opatrnější, vyčkáváme na reakce našich klientů a snažíme se maximálně připravit na všechny možné scénáře vývoje ekonomiky.

V čem je pro tvoje oddělení největší změna a jak celý proces vnímají první (úspěšní) kandidáti?

Když budu mluvit čistě o náboru, tak je jednoznačně největší změnou forma komunikace: je intenzivnější, často s kandidáty řešíme věci, které by jinak postřehli při osobním setkání, hodně se zajímáme o ukázky práce kandidáta a více než kdy jindy využíváme behaviorální otázky. Samotní kandidáti vzdálené pohovory vítají. Oceňují, že takovou možnost nabízíme a že jsme flexibilní. Pozitivně hodnotí také online fungování společnosti jako celku. A už máme také ohlasy na náš online debut nástupního dne, a byly velmi pozitivní. Nováčci extrémně ocenili to, že jsme jim předem vše komunikovali a že jsme je uklidnili milým slovem s tím, že s nimi rozhodně počítáme.

Jak první online nástupní den vypadal a jak noví lidé „naskakují“?

Deset nově příchozích jsme tentokrát přivítali vzdáleně pomocí skupinového konferenčního videohovoru. A online probíhá a funguje také adaptace nováčků do našich týmů, a to bez problémů. Podle jejich feedbacku jsme se dokázali vypořádat i s neosobní bariérou obrazovky – individuálním přístupem, průběžným kontaktem ještě před nástupním dnem a dobře naplánovanými prvními dny ve firmě. Máme také pár tipů, co pro příště zlepšit, takže určitě máme hodně práce před sebou.

Co by za tebe každé HR oddělení mělo v takovéto době dělat. Přeci jen je to nová situace a není snadná.

Asi nemusím říkat, že jde o situaci, kterou nikdo z nás nezažil, a tak se všichni učíme na ni reagovat. Všichni jsme překopali pracovní i rodinné životy a učíme se fungovat nejen udržovacím způsobem, ale také aktivně tvořit, posouvat věci dopředu a držet pozitivní atmosféru. Za první měsíc fungování v online koronavirovém světě je jasné, že pro všechny současné i budoucí kolegy je zásadní zdraví a bezpečnost – jich samých i jejich rodin. Priority jsou jasné, a i my je musíme vnímat a respektovat. Umět přizpůsobit všechny interní procesy online a vytvořit bezpečné prostředí je proto základ.

Je jasné, jak důležité je pravidelně a otevřeně komunikovat – o situaci ve firmě, u zákazníků, na projektech. Manažerská i HR práce je v tomto mnohem náročnější, protože průběžný osobní kontakt s lidmi v týmu musí nahradit telefonáty a obrazovkou. To je podle mě skvělá příležitost pro HR: komunikace je naše doména, a i online musíme pomáhat, sdílet, usnadňovat, ptát se a propojovat.

Zásadní je také vnášet do komunikace i jiná témata a nepřestat být ambasadorem interních změn. Je důležité nepřestat plánovat, řešit i koncepční věci, a zároveň se agilně přizpůsobovat prioritám a situaci. Někdy je v tlaku celého okolí a rolí, které musíme hrát, těžké celou situaci vnímat pozitivně. Za sebe ale beru toto období jako příležitost změnit některé rigidní interní procesy a poučit se z výhod i úskalí plně digitální spolupráce. Věřím, že si ze současného stavu přeneseme do standardního fungování mnoho změn, nápadů a ponaučení a bude to pro nás vlastně očistné.


Mohlo by vás zajímat

Ochranné štíty v Trasku tiskneme, jak jen to jde

Ochranné pomůcky jsou dnes to nejpotřebnější, čím mohou lidé sobě navzájem i lékařům zdravotníkům a dalším potřebným lidem pomoci. Právě pro ně jsou určené i ochranné štíty vznikající na 3D tiskárnách Trasku i jeho zaměstnanců.

O dlouhodobém růstu, partnerství s klienty a firemní filosofii

Jak se vlastně vyvíjel IT trh v posledních 25 letech? Je aktuální tempo inovací udržitelné? A jaké dopady na inovace může mít finanční krize? Právě na tyto otázky a mnoho dalších odpovídá Filip Tománek v následujících řádcích.

Jana Schiffnerová: O Trasku se začalo mluvit jako o WOW firmě

Naší novou HR ředitelkou se v lednu stala Jana Schiffnerová. Jana přišla z Nessu, kde více než 10 let řídila veškeré HR aktivity – jak tuzemské, tak i v regionu CEE. Jany jsme se zeptali, jak vnímá Trask, jaké hodnoty vyznává a co podle jejího názoru může Trask přinést zájemcům o profesní růst v IT.

Kontaktujte nás

Na váš byznys se dokážeme podívat z jiné perspektivy. Proto můžeme přijít i na nová řešení, která dokážeme jasně popsat, rozpracovat a navrhnout jejich technickou realizaci. Originální nápad je totiž na začátku každého dobrého byznysu. Díky zkušenostem rychle poznáme, v čem chcete a potřebujete pomoci.

Domníváte se, že jsme porušili etická pravidla?
Dejte nám vědět.