Innogy má veškerou dokumentaci navždy právně v pořádku

01. srpna 2017

Naše automatické řešení hlídá firmě platnost e-dokumentů a časových razítek

POTŘEBA: Jak spolehlivě uhlídat platnost tisíců právních e-dokumentů?

Když pracujete s tisíci elektronických dokumentů, je třeba myslet na to, že e-dokumenty obsahují certifikáty a časová razítka s omezenou dobou platnosti. Proto je třeba hlídat lhůty jejich vypršení, aby nepozbyly právní platnosti.

A na to je nejlepší mít naprosto spolehlivý systém.

Ten v innogy (dříve RWE) ještě donedávna neměli. Předchozí řešení neodpovídalo nárokům na klientovu agendu ve smyslu rozvoje společnosti, řešení akutních problémů nebo správy datových schránek.

Dnes už ale v innogy s právními e-dokumenty pracují bez obav o vypršení jejich platnosti. Jednoduše, přehledně a maximálně efektivně.

A to díky elegantnímu řešení z dílny TRASK, které se perfektně hodí na každý právní dokument i na správu datových schránek.


ŘEŠENÍ: Využijte u:Stamp (bude sledovat kalendář za vás)

Aby měli v Innogy vždy jistotu, že všechny e-dokumenty v datových schránkách jsou právně platné, využili jsme náš vlastní nástroj u:Stamp. Firma teď může dlouhodobě ukládat elektronické dokumenty, aniž by si musela dělat starost o jejich autenticitu.

Klient jsme navíc nabídli univerzálně využitelný nástroj, protože u:Stamp lze velmi snadno použít pro jakýkoli dokument.

Hlavní přínosy našeho řešení pro Innogy

  • Zajištění právní platnosti dokumentů (elektronické razítkování datových zpráv)
  • Možnost zprávy dlouhodobě ukládat díky možnosti razítkovat (před vypršením platnosti razítka nástroj dokumenty navíc automaticky přerazítkuje, čímž zajistí právní autenticitu i u dlouhodobě uložených dokumentů)
  • Tento jeden konkrétní nástroj lze velmi snadno aplikovat na jakýkoliv dokument

Naše cesta k řešení

Problematika kontroly platnosti právních dokumentů se v innogy (tehdejším RWE) dříve řešila komplikovaně a přinášela řadu problémů. Předchozí řešení totiž pracovalo se dvěma platformami: jednou pro správu dokumentů a druhou pro řešení časových razítek a archivaci. Integrace obou platforem byla neefektivní, obtížná – a nákladná.

Během pouhých 2 měsíců od zadání už ale ve firmě fungovalo naše zmíněné řešení u:Stamp, jehož bezproblémovost jsme si ověřili u jiných našich klientů. Modul u:Stamp jsme nasadili a funkčně jej integrovali do systému Documentum. To nám umožnil fakt, že u:Stamp není uzaveřný systém a proto funguje nezávisle na dalších systémech, s nimiž jej lze bez potíží propojovat.

Hlavní výhoda u:Stamp je, že pracuje v těsné integraci se systémem Documentum (resp. Modulem pro správu datových zpráv) a díky tomu, že data a příslušná metada jsou uložena vždy pouze v Documentum, nedochází k nekonzistencím a problémům se synchronizací dat.

u:Stamp navíc není integrován jen na systém Documentum, ale poskytuje i veřejné rozhraní. Tím pádem ho lze použít pro integraci na kterýkoliv další systém IT struktury klienta, v němž vznikne nutnost pracovat s certifikáty a časovými razítky.

Závěr

S naším řešením u:Stamp získali v innogy jistotu, že jejich e-dokumenty jsou vždy v pořádku a platné.

Nejvíce nás v tomto konkrétním případě těší, že spokojenost jak s naším řešením tak implementačním procesem vedla klienta k širšímu využití modulu u:Stamp zapojením dalších agend pod jeho správu.

Jedno naše řešení tak Innogy řeší stále další a další problémy.