ePodatelna pro HARTMANN-RICO: mít všechny dokumenty na jednom místě

POTŘEBA: Sjednocení kompletní dokumentace a dokonalý přehled na všemi komunikačními kanály

Výrobce zdravotnických potřeb a hygienických pomůcek, společnost HARTMANN0–RICO a. s., denně zpracovává velké množství dokumentů, které navíc přicházejí různými kanály (e-mail, datové schránky, Česká pošta, skener apod.).

Jednotlivé dokumenty v HARTMANN–RICO ještě donedávna doslova obíhaly (v případě papírových dokumentů dokonce fyzicky) po jednotlivých zpracovatelích, resp. byly přeposílány e-mailem. To vše pracně, zdlouhavě a bez evidence příchozí dokumentace přístupné v jednom systému. A sem tam prostě nebylo možné zabránit tomu, aby se některý dokument nenávratně ztratil.

To vše je už ale naším přispěním v HARTMANN–RICO naštěstí minulostí.


ŘEŠENÍ: ePodatelna digitalizuje a centralizuje dokumenty (a u:Stamp hlídá jejich právní platnost)

Aplikaci ePodatelna, jsme v TRASK vytvořili na platformě OpenText Documentum. ePodatelna umožňuje HARTMANN–RICO veškeré příchozí dokumenty centralizovat a zajišťuje, aby ve firmě obíhaly již jen v elektronické podobě.

Elektronické dokumenty jsou navíc díky našemu řešení u:Stamp opatřeny elektronickými podpisy a časovými razítky. Klient takuž nemá žádné starosti s uchováváním původní, papírové dokumentace.


Hlavní přínosy našeho řešení z pohledu společnosti jako celku...

  • Vytvořili jsme jednotný kanál na zpracování příchozí dokumentace
  • Zrychlili jsme proces zpracování příchozí dokumentace
  • Ušetřili jsme obrovskou část nákladů na správu papírových dokumentů, které nyní tvoří pouhý zlomek celkového objemu dokumentace
  • Centralizovali jsme správu zpracování jednotlivých případů
  • Firma může jednoduše dohledat uživatele, který má příslušný čekající dokument zpracovat nebo se k němu vyjádřit

... z pohledu Podatelny...

  • Jednotná evidence a zpracování příchozích dokumentů pro zpracování ze všech komunikačních vstupních kanálů (ISDS, email, Česká pošta, pobočky, MFP´s)

... z pohledu zpracovatelů dokumentů...

  • Přehlednost díky jedinému centrálnímu místu pro všechny zpracovávané dokumenty
  • E-mailová upozornění (notifikace) o dokumentech čekající na zpracování
  • Možnost okamžitého zpracování dokumentů v elektronické podobě (bez nutnosti přenášet dokumenty doslova od stolu ke stolu mezi jednotlivými zpracovateli)

... a z pohledu Spisovny

  • Snížili jsme počet archivovaných papírových dokumentů
  • Zjednodušili jsme přípravu skartačního plánu
  • Usnadnili jsme vyhledávání archivovaných dokumentů

Naše cesta k řešení

Projekt jsme rozdělili na tři hlavní fáze:

  1. Detailní funkční analýza a technický design
  2. Vývoj a implementace ePodatelny
  3. Nasazení u:Stamp

Fáze 1: Analýza a technický design

  • Definovali jsme jednotlivé funkčnosti dílčích rolí v procesu zpracování dokumentace (podatelny, zpracovatelé, archiv, spisovna)
  • Dokumenty jsme rozdělili podle typů a popisných metadat
  • Vyřešili jsme přístupová oprávnění
  • Navrhli jsme celkovou architekturu řešení v souladu se standardy HARTMANN–RICO
  • A vymysleli, jak integrovat ISDS, email a MFP´s

Fáze 2: Vývoj a implementace

  • Na základě navrženého funkčního a technického řešení jsme provedli customizační a konfigurační práce
  • Provedli jsme funkční testování (ve vývojovém prostředí TRASK)
  • Postarali jsme se i o dílčí nasazování a testování jednotlivých funkčností ze strany HARTMANN–RICO a otestovali veškeré realizované integrace

Fáze 3: Nasazení u:Stamp

  • Po nasazení funkčního řešení ePodatelna jsme nasadili náš vlastní nástroj u:Stamp, který umožňuje dokumenty elektronicky podepisovat, opatřovat časovými razítky a díky dodržení všech standardů XAdES a PAdES také garantovat jejich právní platnost
  • u:Stamp jsme napojili na certifikační společnost 1. Certifikační

Závěr

V HARTMANN–RICO dnes spravují, uchovávají a dohledávají dokumenty i jejich řešitele během lusknutí prstu, přehledně a 100 % spolehlivě.

Digitalizace dokumentace a zajištění právní jistoty klientovi (což umožnilo naše řešení u:Stamp) ušetřilo klientovi i jeho zaměstnancům úsilí i čas, které dříve polykaly neefektivní procesy a povaha práce s fyzickými (papírovými) dokumenty. Díky tomu v HARTMANN–RICO zaznamenali výrazné úspory nákladů.

Kromě samotného řešení z dílny TRASK má na tom lví podíl i osobní nasazení ostřílených týmů jak na straně TRASK, tak i na straně klienta. Jejich bohaté zkušenosti umožnily celý projekt úspěšně dokončit a nasadit do produkčního prostředí v dohodnutém termínu, jak jsme slíbili.

Tak to my v Trasku prostě děláme. A jestli chcete, klidně vám na to dáme kulaté razítko u:Stamp.

Kontaktujte nás

Na váš byznys se dokážeme podívat z jiné perspektivy. Proto můžeme přijít i na nová řešení, která dokážeme jasně popsat, rozpracovat a navrhnout jejich technickou realizaci. Originální nápad je totiž na začátku každého dobrého byznysu. Díky zkušenostem rychle poznáme, v čem chcete a potřebujete pomoci.

Domníváte se, že jsme porušili etická pravidla?
Dejte nám vědět.