POTŘEBA: Ulehčit každodenní práci se smlouvami a dokumenty
Práce na univerzitě, z povahy věci, vyžaduje denně řešit spoustu papírování ohledně smluv a dokumentů, ať se jedná o studijní, právní nebo technicko-provozní oddělení. Používá-li se starší DMS (Data Management System) s konzervativním a málo intuitivním uživatelským prostředím, správa archivu, dohledání správných technických dokumentů nebo vkládání metadat do smluv často vyžaduje neúměrně mnoho práce, času a úsilí.
Univerzita kromě toho potřebovala i vyhovět legislativě, která vyžaduje se studenty a uchazeči komunikovat elektronicky.
ŘEŠENÍ: DMS u:Work je systém, který pracuje pro vás
Původní DMS Univerzity Tomáše Bati jsme vyměnili za naše vlastní, pokročilé řešení: DMS u:Work. Ten všem zúčastněným znatelně zkrátil čas věnovaný digitalizaci, vkládání metadat, vyhledávání smluv a technických dokumentů.
Veškeré související procesy se výrazně zefektivnily, urychlily a zprůhlednily. A to platí i pro správu a archiv dokumentů Technicko-provozního oddělení, které ještě donedávna pracovalo s nepřehledným množstvím nejrůznějších technických dokumentů k budovám univerzity a jejich provozu.
Moderní technologie DMS u:Work navíc umožnila rychlý vývoj a nasazení platformy propojené se studijním systémem Univerzity, která splňuje legislativní požadavek elektronické komunikace s uchazeči a studenty.
Podívejme se, jak náš DMS u:Work pomohl univerzitě z pohledu různých oddělení.
Hlavní přínosy našeho řešení z pohledu university jako celku...
- Efektivní, rychlá a automatizovaná správa smluv, přehledný archiv
- Urychlení a zpřehlednění práce s nejrůznějšími typy dokumentů Technicko-provozního oddělení
- Díky propojením se studijním systémem je vyřešena elektronická komunikace s uchazeči a studenty
- Přehledné a intuitivní uživatelské prostředí
- Nulové náklady na provoz DMS včetně licenčního modelu
... z pohledu právního oddělení...
- Rychlá a efektivní práce s doplňováním metadat nových smluv a s vyhledáváním v archivu
- Automatizované přiřazování osoby zodpovědné za plnění smlouvy ze složité organizační struktury
... z pohledu technicko-provozního oddělení...
- Zpřehlednění archivu dokumentů (oproti původní adresářové struktuře na sdíleném disku)
- Zefektivnění práce při vyhledávání všech typů dokumentů souvisejících s konkrétním technickým případem
... z pohledu studijního oddělení...
- Zrychlení práce při vystavování nejrůznějších dokumentů pro uchazeče a studenty
- Sjednocení procesu komunikace s uchazeči a studenty v rámci různých fakult
- Zjednodušení procesu zastupování pracovníků konkrétních studijních oddělení
... z pohledu ekonomického oddělení
- Minimalizace nákladů na provoz a maintenance DMS
- Vysoká míra customizace řešení
Naše cesta k řešení
Proces implementace DMS u:Work jsme rozdělili na tři fáze.
Fáze 1: Bylo implementováno vlastní jádro DMS včetně uživatelského prostředí – portálu Liferay, konkrétně se jednalo o:
- Implementaci základní platformy DMS
- Vývoj a implementaci portálového řešení
- Implementaci skenovacího pracoviště a jeho propojení s DMS
- Tvorbu archivu smluv, migraci stávajících dat a binárních obrazů smluv
Fáze 2: Šlo o implementaci modulu pro správu a archivaci dokumentů Technicko-provozního oddělení:
- Vývoj back-end modulu TPO
- Vývoj a implementace doplňku portálového řešení: portlety pro pracovníky TPO
- Migrace existujících dat
Fáze 3: Zabývala se vývojem a implementací propojení DMS se studijním systémem pomocí webových služeb. To zahrnovalo:
- Vývoj backendu
- Vývoj a implementace doplňku portálového řešení: portlety pro studijní oddělení jednotlivých fakult
- Vývoj a implementace webových služeb
Závěr
Přechod na DMS u:Work z dílny TRASK a customizace jednotlivých modulů na míru různým oddělením Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně pomohla dramaticky zefektivnit mnoho každodenních činností velkého počtu pracovníků Univerzity, od studijních přes právní až po techicko-provozní oddělení.
Naše řešení přehledně utřídilo archiv smluv a jejich digitalizací šetří pracovníkům Univerzity spoustu času při vyhledávání.
Zároveň pomohlo Technicko-provoznímu oddělení systematizovat práci s technickými dokumenty k budovám Univerzity a jejich provozu, v nichž se ještě nedávno dalo orientovat jen stěží.
Kromě toho náš DMS u:Work univerzitě pomohl dostát legislativnímu požadavku nového Vysokoškolského zákona: komunikovat s uchazeči a studenty elektronicky.