Co a jak lze elektronicky podepisovat

12. října 2020

Stejně jako my v Trasku můžete díky elektronickému podepisování zefektivnit uzavírání a správu smluv či běžné firemní agendy. Elektronické podepisování však v sobě ukrývá několik úskalí a rizik. Spolu s advokátní kanceláří ROWAN LEGAL jsme pro vás sepsali, jaké typy dokumentů a za jakých okolností můžete bezpečně elektronicky podepsat a jak vám v tom může pomoci náš Trask uSign. 

Uzavírat smlouvy elektronicky a na dálku je rychlejší a levnější. Pokud se navíc s obchodním partnerem, zákazníkem nebo i budoucím zaměstnancem nelze potkat osobně, jde někdy také o jediný způsob, jak smlouvu uzavřít. Důležité je však vědět, zda byl elektronický podpis na dokumentu vytvořen podepsanou osobou a podle míry této jistoty se od sebe liší jednotlivé typy elektronických podpisů.

Pravidla pro elektronické podpisy jsou v Evropské unii jednotná a rozlišujeme tři základní typy elektronických podpisů: prostý (PEP), zaručený (ZEP) a kvalifikovaný (KEP). České právo nadto přichází s kategorií tzv. uznávaného elektronického podpisu, do které řadí kvalifikovaný elektronický podpis a kombinací zaručeného a kvalifikovaného elektronického podpisu, tj. zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis. Z hlediska českého práva lze až na malé výjimky při podepisování smluv a jiných dokumentů v soukromoprávním styku použít jakýkoliv z nich.

Jiří Motejlek, Senior Manager

PEP je z hlediska nákladů a používání nejméně náročný. V praxi si jej lze představit jako PIN kód, naskenovaný a vložený obrázek podpisu nebo uvedení jména na konci e-mailu. Smlouva podepsaná tímto podpisem je z hlediska práva platná. Rizikem je relativně snadné napadnutí pravosti takového podpisu. Zejména při uzavírání smluv na dálku lze totiž stěží prokázat, že podpis ke smlouvě nepřipojil někdo jiný nebo že se dokument nezměnil. Při používání tohoto typu podpisu proto doporučujeme mít další podpůrné důkazy (např. e-mailovou korespondenci), které mohou při napadení pravosti podpisu nebo sporu o obsah dokumentu sehrát důležitou roli.

„Typickým předmětem sporu o obsah dokumentu mohou být změny, které proběhly až po jeho podpisu. Takové změny lze jednoduše zjistit z dokumentu, který byl podepsán ZEP nebo KEP. ZEP umí zaručit zjistitelnost změn. Pro bezpečné podepisování dokumentů ale také není nejvhodnější. Nijak totiž nezaručuje, že dokument skutečně podepsala podepsaná osoba. Data, kterými je podpis vytvářen, jsou totiž pod výhradní kontrolou podepisující osoby a ta si tak mohla el. podpis vytvořit sama i s identitou jiného,“ vysvětluje Mgr. Ing. Pavel Hejl z advokátní kanceláře ROWAN LEGAL.

Podpisem s nejvyšší úrovní záruky pravosti je KEP, který vydává státem vybraná třetí osoba, tzv. kvalifikovaná autorita. Identita žadatele o podpis je vždy ověřena (osobně pomocí občanského průkazu). Zneužitelnost KEP je navíc omezena tím, že se při podepisování musí použít speciální USB token či čip (tzv. kvalifikovaný prostředek), který má k dispozici pouze podepisující se osoba.

Českou specialitou je pak kombinace ZEP a KEP, kterou v Česku nazýváme uznávaný elektronický podpis. Tento podpis se používá při komunikaci se soudy a úřady. Oproti kvalifikovanému elektronickému podpisu je levnější - není k němu potřeba pořizovat kvalifikovaný prostředek (např. šifrované a certifikované USB nebo speciální čipovou kartu).

Paletu elektronických podpisů doplňuje dále dynamický biometrický podpis (DBP). Obecně je považován za PEP – dokumenty podepsané DBP se však vyznačují mnohem vyšší mírou autenticity. A to díky speciálnímu peru (stylus) a signpadu či tabletu, které se pro podpis používají. Výsledný podpis tak tvoří vizuální stránka, ale i neviditelné dynamické vlastnosti vypovídající o způsobu, jakým byl podpis vytvořen. K těm patří zejména čas, rychlost a tlak vyvinutý na podložku během podepisování. Uložená jedinečná data činí tento typ podpisu oproti klasickému vlastnoručnímu podpisu mnohem důvěryhodnější. Biometrická data podpisu jsou v dokumentu uložena v zabezpečené podobě a jejich zneužití tedy nehrozí.

Jaké z výše uvedených typů podpisu nabízí aplikace Trask uSign? V podstatě všechny. Podporuje podepisovaní kvalifikovaným elektronickým certifikátem i plný dynamický biometrický podpis, umožňuje vizualizovaný podpis bez uložení jeho biometrických charakteristik i další formy zaručeného elektronického podpisu. Jedním z hlavních benefitů je možnost využití různých metod ověření identity podepisujícího, jako je username/heslo, ověření uživatele pomocí SMS, integrace na jiné systémy sloužící k autentizaci (např. Active Directory), ověření uživatelů prostřednictvím technologií pro scanovaní osobních dokladů (Trask ZenID) nebo ověřením pomocí internetového bankovnictví a nástrojů PSD2 (Trask BAAPI).

Co vše lze elektronicky podepisovat? 

Elektronickými podpisy lze podepisovat všechny typy dokumentů a smluv, a to až na malé výjimky. V dodavatelsko-odběratelských vztazích a v jiných obchodních vztazích lze takto elektronizovat celý smluvní proces od uzavření smlouvy přes její změny v podobě dodatků až po její ukončení např. odstoupením či výpovědí. V pracovněprávních vztazích lze rovněž použít jakýkoliv typ elektronického podpisu. Třeba je však dát pozor na doručování takového dokumentu elektronickou cestou, u kterého jsou stanovena zákoníkem práce přísná pravidla, která digitalizaci v pracovněprávních vztazích výrazně komplikují. Blýská se však na lepší časy, neboť nejnovější novela zákoníku práce zavádí možnost v pracovněprávních vztazích doručovat i prostřednictvím datových schránek.

Jaký typ elektronického podpisu tedy zvolit?

Ačkoliv pro platnost podepisovaného dokumentu (smlouvy, jednostranného právního jednání typu odstoupení, výpověď atd.) mnohdy postačuje PEP, v praxi ho doporučujeme využívat pouze v případě, kdy lze pomocí podpůrných důkazů prokázat, že dokument opravdu podepsala na něm uvedená osoba. U stěžejní dokumentace se zvýšeným obchodním rizikem však doporučujeme využít DBP nebo některou z vyšších forem elektronických podpisů, tedy ZEP nebo KEP. Tyto podpisy totiž mají v případném soudním sporu mnohem větší důkazní váhu, jelikož díky způsobu, kterým jsou tvořeny, je jejich zneužití jinou osobou nepravděpodobné. Zároveň je důležité věnovat pozornost nástroji, který se k podepisování použije. Dle typu podepisovaných dokumentů je možné si Trask uSign nakonfigurovat tak, aby shromažďoval k danému typu podpisu i další informace, které pak jakožto podpůrné důkazy mohou v případném soudním sporu sehrát zásadní roli.

Souhrn článku: 

V současné době lze díky relativně benevolentní právní úpravě elektronického podpisu podepisovat většinu typů dokumentů a smluv elektronicky. K podpisu lze využít jakýkoliv typ elektronického podpisu, tedy prostý, zaručený, kvalifikovaný elektronický podpis či uznávaný elektronický podpis. Omezení použití elektronického podpisu vyplývá typicky z předepsané formy právního jednání (např. požadavek notářského zápisu nebo úředně ověřeného podpisu), volba konkrétního řešení elektronického podpisu pak musí v některých případech respektovat pravidla stanovená právními předpisy (např. zákoník práce, jednání vůči veřejnoprávním orgánům apod). Obecně lze doporučit stěžejní dokumentaci se zvýšeným obchodním rizikem opatřit podpisovým řešením, které může kombinovat výhody biometrického podpisu a současně splňuje požadavky některé z vyšších forem elektronických podpisů. Tímto způsobem totiž nejen že dojde k platnému právnímu jednání, ale dojde ke snížení rizika zpochybnění pravosti podpisu.

Potřebujete poradit s výběrem správného typu elektronických podpisů? Napište nám.


Přečtěte si také

Jak správně identifikovat zákazníky online

Jak správně identifikovat zákazníky online

Je osoba, se kterou potřebujete vyřídit zprostředkování služby, prodej finančního produktu nebo možnost sázet v online prostředí skutečně tou, za kterou se vydává?

Zvyšte svoje konverze díky personalizovanému marketingu

Zvyšte svoje konverze díky personalizovanému marketingu

Častou chybou v B2B marketingu a komunikaci je, že se kontakty s klienty neudržují a opráší se ve chvíli, kdy se společnosti snaží prodávat.

Data science pomůže s personalizovanými nabídkami

Data science pomůže s personalizovanými nabídkami

Pokročilá prediktivní analytika pomáhá několikanásobně zpřesňovat a tím zefektivňovat veškeré marketingové a obchodní aktivity. S její pomocí vytváříme například vysoce personalizované nabídky šité na míru jednotlivým zákazníkům.

Kdy má nasazení rozšířené reality smysl a jaké jsou její dnešní limity

Kdy má nasazení rozšířené reality smysl a jaké jsou její dnešní limity

Scénářů, kde má rozšířená realita (AR) potenciál najít využití, je mnoho – mobilní technologie, nemovitosti, retail, výroba, automobilový průmysl a další. Těch, kde má její využití z hlediska společností opravdu smysl, už je ale mnohem méně.