Díky našemu DMS spravuje významná slovenská strojírenská firma efektivně faktury

POTŘEBA: Urychlení zpracovávání a schvalování faktur díky elektronizaci

Velká slovenská strojírenská společnost, která své výrobky vyváží do mnoha zemí světa, oslovila Trask kvůli analýze a vývoji DMS (DocumentManagement System). Důvodem byla trvale rostoucí zátěž zaměstnanců při zpracovávání a schvalování faktur (společnost každý měsíc procesovala běžně i tisíce faktur). Protože velká část z nich nebyla navíc digitalizována, správa faktur nebyla dostatečně transparentní, stála zbytečně mnoho úsilí, času a v důsledku se značně prodražovala.

Klientem jsme byli osloveni napřímo na základě pozitivních referencí na naši práci, kterou jsme v minulosti odvedli pro jiné firmy.


ŘEŠENÍ: Zjednodušení fakturačních procesů s využitím pokročilého DMS

Bylo nutné digitalizovat celý proces správy faktur. Klient kladl zvláštní důraz na vývoj složité nadstavby našeho DMS, která by vyřešila elektronický proces schvalování faktur. Elektronické workflow, digitální obraz reálného schvalovacího procesu, pak mohlo zahrnout velký počet ekonomických středisek klienta i jednotlivých uživatelů, kteří v nich pracují.

Náš slovenský klient nyní úspěšně používá náš DMS především k příjmu, schvalování, rozúčtování a digitální archivaci faktur.


Hlavní přínosy našeho řešení z pohledu společnosti jako celku...

  • Zefektivnění procesu příjmu, schvalování, rozúčtování a archivace faktur
  • Značná úspora času při správě faktur
  • Úspora nákladů na papírový provoz ekonomického oddělení
  • Zprůhlednění procesu schvalování díky snadnému dohledání konkrétních akcí konkrétních schvalovatelů
  • Přehledný a jednoduše spravovatelný elektronický archív
  • Modulární platforma DMS umožňuje jednoduchou implementaci dalších modulů

... a z pohledu ekonomického oddělení

  • Úspora nákladů při správě vyšlých i došlých faktur
  • Zefektivnění procesu schvalování faktur
  • Urychlení procesu rozúčtování faktur na jednotlivá nákladová střediska
  • Zpřehlednění a usnadnění práce s archivací díky zavedení elektronického archívu faktur

Naše cesta k řešení

Klient oslovil Trask kvůli implementaci DMS s požadavkem na analýzu a vývoj nadstavbového modulu – elektronického workflow schvalování došlých faktur. Součástí workflow je i generování průvodního listu, ve kterém je zaznamenána každá akce jednotlivých uživatelů nebo oddělení, které se workflow účastní.

Struktura workflow vyžadovala detailní analýzu závislostí jednotlivých nákladových středisek v rámci celé společnosti.

Implementace zahrnovala i design archivu digitalizovaných faktur včetně formulářů pro rychlé a efektivní vyhledávání.

Některá pole vstupního formuláře pro zadávání metadat faktur jsou propojena s podnikovým ERP kvůli validacím vstupních údajů.

V současné době je tímto způsobem spravováno několik tisíc faktur měsíčně.


Závěr

Zavedením DMS a nadstavbového modulu složitého schvalovacího workflow jsme klientovi pomohli velmi citelně zefektivnit správu faktur, které nyní společnost procesuje a archivuje v digitální podobě.

Díky tomu, že naše řešení zaměstnancům firmy zpřehlednilo, zpříjemnilo a ulehčilo práci i čas, klient zároveň zaznamenal i výrazné úspory nákladů na správu značného množství faktur.

Kontaktujte nás

Na váš byznys se dokážeme podívat z jiné perspektivy. Proto můžeme přijít i na nová řešení, která dokážeme jasně popsat, rozpracovat a navrhnout jejich technickou realizaci. Originální nápad je totiž na začátku každého dobrého byznysu. Díky zkušenostem rychle poznáme, v čem chcete a potřebujete pomoci.

Domníváte se, že jsme porušili etická pravidla?
Dejte nám vědět.