Dotace v řádu miliard korun jsou vypláceny mnoha subjektům pro tisíce projektů. Jako finanční manažer dotací potřebuje konsorcium ucelené řešení pro správu výplat dotací. Trask solutions, vítěz výběrového řízení na tento projekt, využil své zkušenosti z bankovního prostředí a technologické znalosti propojování aplikací. Během šesti měsíců Trask implementoval požadované funkce včetně provázání s dalšími systémy. HVB Bank i Česká pojišťovna tak dále posílily svou pozici klíčových hráčů v oblasti evropských dotací.
Výchozí situace
Ministerstvo financí eviduje všechny potřebné informace o příjemcích dotací v informačním systému ISPROFIN (manažerský systém pro řízení a kontrolu čerpání položek státního rozpočtu). Data ze systému jsou následně exportována a předávána HVB Bank, kde jsou zpracována a doplněna o informace, které předkládají jednotliví příjemci na pobočkách HVB Bank a České pojišťovny. Oddělení pro centrální vedení účtů po schválení příslušné dokumentace založí pro příjemce účet. Následně oddělení ECC (Evropské kompetenční centrum) dá příkaz k převedení prostředků na založený účet, případně k proplacení dodavatelských faktur. Z toho vyplývá nutnost napojení na platební systém banky.
Cíl projektu
Cílem projektu bylo ve velmi krátkém čase realizovat aplikaci, která by zajišťovala správu a výplatu dotací ze strukturálních fondů Evropské unie. Součástí zadání ze strany HVB Bank byl také komplexní reporting, který by poskytl informace o čerpání za různá období podle jednotlivých dotačních programů, projektů, kategorií státního rozpočtu, apod. HVB Bank navíc požadovala možnost definovat si sama vlastní reporty bez nutnosti programátorských zásahů do aplikace.
Řešení a implementace
Na základě stávajících referencí z bankovního prostředí, prezentovaných návrhů řešení a cenových nabídek vybrala HVB Bank z původních deseti uchazečů do užšího výběru dvě společnosti, které dostaly za úkol připravit a implementovat funkční Beta verzi aplikace. Po zhodnocení realizace této části projektu vyhodnotila HVB Bank jako nejlepší společnost Trask solutions. Vítězné řešení společnosti Trask, nazvané EU Funds, zajišťuje komunikaci mezi subjekty zapojenými do systému čerpání dotací (Ministerstvo financí, HVB Bank a Česká pojišťovna) a kompletní podporu souvisejících procesů.
Rozsah řešení
Řešení zadaného úkolu probíhalo ve dvou fázích (beta verze a finální verze). Celé řešení bylo díky vzájemné spolupráci Trask solutions a H VB Bank realizováno za 6 měsíců včetně integrace s ostatními systémy a nastavení všech přístupových práv. Všechny implementované funkce i propojení byly důkladně otestovány v reálných provozních podmínkách.
Beta verze obsahovala tyto požadované funkcionality:
- základ uživatelského rozhraní aplikace, tzn. vytvoření dvou uživatelských profilů
- import souboru z informačního systému ISPROFIN (Ministerstvo financí České republiky)
- správa klientů a projektů
- vytváření a schvalování plateb včetně validace dat a schvalovacího procesu
Finální verze rozšiřuje beta verzi o následující funkčnosti:
- doplnění uživatelského rozhraní o potřebné uživatelské profily
- reporting v několika formátech přímo v aplikaci i nezávisle na ní pomocí samostatného modulu
- integrace s platebním systémem banky
- integrace s Core systémem banky pro synchronizaci dat o klientech
- obecný import dat pro možnost jejich zpracování z komerčních databází o potenciálních klientech a z dalších interních systémů banky
- přehledná administrace a parametrizace systému
- základní funkce CRM, včetně zasílání e-mailových zpráv
Technologická základna
Navržené řešení je aplikace J2EE provozovaná na platformě aplikačního serveru IBM WebSphere Application Server, přičemž jako databázová platforma se využívá databázový server Oracle. Komunikaci s externími systémy pak zajišťuje Trask Integration Framework (TIF). Při vývoji se použily i další rozhraní a technologie, jako například Struts, Spring, Hibernate a další. Napojení na systémy HVB jedním z klíčových požadavků na aplikaci je integrace s dalšími systémy HVB Bank. Společnost Trask využila pro řešení této problematiky rozhraní TIF, sadu technologických komponent a ověřených postupů vzniklých na základě zkušeností společnosti s různými integračními projekty.
Napojení na systémy HVB
Jedním z klíčových požadavků na aplikaci je integrace s dalšími systémy HVB Bank. Společnost Trask využila pro řešení této problematiky rozhraní TIF, sadu technologických komponent a ověřených postupů vzniklých na základě zkušeností společnosti s různými integračními projekty.
Aplikace spolupracuje s následujícími systémy:
- bankovní platební systém pomocí komunikace skrz modul elektronického bankovnictví MULTICASH
- státní informační systém programového financování ISPROFIN
- bankovní systém CORE obsahující informace o klientech
- interní a externí komerční databáze informací o potencionálních zákaznících
Bezpečnost
Během vyplácení dotací pracují s citlivými informacemi různé organizace a jejich oddělení. Proto je kladen velký důraz na plnění požadavků
bezpečnosti aplikace a rozlišení dostupných informací podle uživatelských profilů. Aby byla zajištěna kontrola nad informacemi o čerpání
dotací obsahuje aplikace jednotné uživatelské přihlášení (single sign on) a řízení přístupu.
Uživatelské profily
S ohledem na rozdílné potřeby uživatelů aplikace a požadavek řízení přístupu byly vytvořeny uživatelské profily, které zpřístupní uživateli jen potřebné informace. Je tak zajištěna bezpečnost i přehlednost.
Vyhodnocení
Aplikace EU Funds přináší výhody zpracovatelům dotací HVB Bank a České pojišťovně, jednotlivým zúčastněným ministerstvům, i samotným příjemcům dotací.Přínos pro HVB Bank Implementace aplikace EU Funds umožnila konsorciu HVB Bank Czech Republic a.s. a Česká
pojišťovna a.s. stát se finančním manažerem státu pro výplatu dotací z fondů EU a státního rozpočtu. Dotace v řádu miliard korun jsou vypláceny tisícům subjektů a jen za první polovinu roku 2007 bylo přes účty banky vyplaceno 7,5 miliardy korun. HVB Bank i Česká pojišťovna tak dále posílily svou pozici klíčových hráčů v oblasti evropských dotací, když exkluzivně přidaly službu vyplácení dotací ke komplexnímu poradenství v oblasti dotací (výběr správné dotace, příprava projektů ke schválení, financování a pojištění projektů, dotační management v kontrolním období). Díky zvolené koncepci systému má konsorcium k dispozici na jednom místě integrované informace ze státního informačního systému ISPROFIN o dotacích a příjemcích, kterým dotace vyplácí, o jejich bankovních účtech a platbách na nich a tedy i o obchodních příležitostech v oblasti dotací.
Přínos pro ministerstva
Do roku 2007 probíhala veškerá komunikace ohledně dotací dávkově s celou řadou manuálních kroků a úprav. Reporty zobrazovaly stav čerpání s několikadenním zpožděním. Přímý přístup k datům v systému a fungování celé aplikace včetně reportů v reálném čase nabízí ministerstvům celou řadu nových možností, jak výplatu dotací zefektivnit. Informace v systému mohou aktualizovat kdykoli a v reálném čase je tak předat všem subjektům. Odpovědné složky mohou také kdykoli zjistit vše, co o čerpání dotací potřebují vědět. Flexibilita systému umožnila kontinuální vývoj reportů tak, aby se omezil počet následných ručních úprav. V řadě ohledů je systém dimenzován nadčasově, takže možnosti spuštění některých funkcí ministerstva teprve zvažují (decentralizovaný přístup k reportům, automatické generování a zasílání reportů maily), nebo zpřesňují svou metodiku (přesný moment v procesu výplaty, kdy má být platba zahrnuta do daných reportů).
Přínos pro příjemce dotací
V případě potřeby jsou pro příjemce dotací k dispozici detailní informace o každé fázi procesu výplaty u všech jeho projektů, o každém dokumentu, o každé transakci a to v reálném čase na jakékoli pracovní stanici (samozřejmě, je-li daný pracovník autorizován k zobrazení těchto informací). Dále lze v systému sledovat problémy,které u příjemců dotace vznikly a průběh jejichřešení. V neposlední řadě pak řešení celého systému zvýšilo úroveň zabezpečení přenosu informací o příjemcích dotací a jejich projektech, i zabezpečení procesu výplat na kvalitativně zcela novou úroveň.