Efektivní správa klientské dokumentace v Komerční bance

Doležal Pavel
Head of Business Consulting

Jaké byly obchodní důvody pro implementaci našeho řešení?

Flexibilní služby bez papíru.

Svět bankovních služeb se mění. Postupná digitalizace celého prostředí přináší zcela nové možnosti, zatímco masivní využití internetu a mobilních zařízení formuje představy klientů o moderní správě jejich financí. Banka samotná potřebuje nejen zefektivňovat svůj provoz a snižovat náklady, ale také zrychlit cykly zavádění a poskytování nových produktů, neustále hledat nové cesty ke zlepšování zákaznické zkušenosti a směřovat k digitalizaci svého businessu.

Aby banka v tomto světě obstála, musí postupně, ale cílevědomě směřovat k vytvoření prostředí bezpapírové kanceláře, tzv. paperless office. S ním související digitalizace a automatizace klíčových procesů banky je totiž důležitým předpokladem k tomu, aby byla schopna nadále zlepšovat své služby a flexibilně reagovat na rychle se měnící konkurenční prostředí.

Pro vybudování takového prostředí banka potřebuje nalézt odpovědi na několik klíčových otázek.

Jakým způsobem efektivně ukládat a spravovat statisíce či miliony dokumentů, které tvoří klientskou dokumentaci?

Jak tyto dokumenty efektivně archivovat?

Jak zajistit, aby bylo možné služby a funkce pro správu dokumentů využívat v rámci různých agend a oddělení banky?

Jak efektivně digitalizovat navazující procesy, které nad těmito dokumenty probíhají?

Odpověď na tyto otázky nabízí řešení pro správu dokumentů, tzv. Document Management System (DMS), které bylo implementováno v Komerční bance.

 

Zadání

Document Management v prostředí Komerční banky

Dlouhodobým cílem Komerční banky je vybudování bezpapírového prostředí a postupná digitalizace celých procesů správy klientské dokumentace v rámci různých agend a automatizace distribuce dokumentů v průběhu celého jejich životního cyklu.

Prvotní krokem směřujícím k naplnění této vize je implementace vhodného systému pro správu dokumentů, kterým je právě DMS (Document Management System).

Banka k řešení přistupuje koncepčně a vytváří architektonicky promyšlené řešení, které obsahuje generické služby a umožnuje další bezztrátový rozvoj funkcionalit.

Cíle projektu

Připravit prostředí s funkčně vyspělým a spolehlivým systémem DMS.

Implementovat a otestovat základní funkčnosti nové platformy a přidružených technologií.

Vytvořit technologický koncept, prezentovat možnosti vývoje a dalšího využití platformy.

Poskytnout systém DMS v prostředí banky tak, aby byl široce využitelný a snadno adaptovatelný na konkrétní procesní agendy.

Výchozí stav

Banka dosud pro ukládání elektronických dokumentů využívala DMS Alfresco. Řešení, které bylo donedávna dostačující variantou, však budoucím záměrům nevyhovovalo z hlediska kapacity pro zpracovávaný objem dokumentů, rozšiřitelnosti i dalších možností.V rámci realizace vize bezpapírového prostředí, tzv. paperless office, banka hledala vhodné robustní a vyspělé řešení, které by bylo připraveno na výrazně větší objem dokumentů spravovaných v rámci celé banky.

 

Řešení

Jako nejvhodnější řešení pro realizaci svých budoucích cílů si Komerční banka zvolila systém EMC Documentum v nejnovější verzi 7.1 rozšířenou o nadstavbu xCP verze 2.1.

Toto řešení jsme implementovali tak, že do budoucna představuje základní platformu, nad níž bude možné digitalizovat a spravovat veškeré požadované agendy. Implementace těchto agend bude realizována postupně s využitím již vytvořeného prostředí.

Výsledky projektu

V bance je zprovozněno produkční prostředí pro správu dokumentů.

Proběhly uživatelské testy klíčových uživatelů a  systém byl akceptován bez vážných chyb.

V rámci DMS byla do pilotního provozu zavedena aplikace se základní sadou funkčností pro správu klientské dokumentace.

Banka má k dispozici systém dostupný jako službu, který je schválen a připraven k implementaci dalších agend.

Přínosy

Implementací řešení EMC Documentum uskutečnila Komerční banka zásadní krok k realizaci své vize paperless office a digitalizaci klíčových procesů, na jehož základě může stavět do budoucna.

Hlavní přínosy

Banka je na poli správy firemních dokumentův současné době připravena na efektivní realizaci požadavků obchodních útvarů směřujících do oblasti digitalizace kompletních agend či procesů podle současných priorit.

Nasazené řešení DMS umožňuje standardizovaným způsobem napojovat snadno další systémy v bance na centralizované služby správy dokumentů.

Komerční banka volbou platformy EMC Documentum navazuje na korporátní standard skupiny Société Générale.

Banka našla v Trasku partnera, který může nabídnout know-how a zkušenosti největšího dodavatelského týmu specializovaného na DMS v ČR i znalost bankovního prostředí.

EMC Documentum xCP v Komerční bance

Základem řešení pro správu dokumentů v Komerční bance je platforma EMC Documentum. Podle požadavků banky jsme platformu implementovali tak, aby byla připravena poskytovat funkce DMS jako službu.

K dispozici jsou 4 prostředí – testovací, referenční, vývojové a produkční, na kterých budou probíhat testy, vývoj a nasazení nových služeb DMS v rámci budoucích releasů.

Nad systémem DMS bylo vystavěno obecné rozhraní webových služeb, jehož prostřednictvím může DMS využívat jako službu libovolný systém nebo aplikace.

Proč DMS jako služba?

DMS řešení prostřednictvím vrstvy unifikovaných webových služeb umožní  díky vyšší míře přepoužitelnosti rychlou implementaci dalších agend a konzumentů této služby s výrazně nižšími náklady.

Náklady na implementaci a správu systému DMS je možné rozložit mezi jednotlivá oddělení, které jsou konzumenty služby. S napojením dalších konzumentů tak dochází k významným úsporám z rozsahu, z nichž mohou těžit všichni.

Jednotlivým oddělením banky, resp. agendám konzumujícím službu DMS také odpadají starosti s provozem systému a rizika spojená s dostupností služby a s celkovou performance.

Díky tomu, že je systém nabízen jako služba, její provozovatel (IT oddělení banky) svými silami a s pomocí Trasku zaručí dodržení stanovených SLA služby a další její kvalitativní paramety.

 

Služby v rámci implementovaného řešení

V rámci implementace byla vytvořena sada základních služeb pro práci s dokumenty, které jsou k dispozici. Tato nabídka služeb bude i nadále rozšiřována podle aktuálních potřeb jednotlivých útvarů banky. Zahrnuje přitom dva typy služeb.

Elementární služby. Základní funkce pro zpracování dokumentů, které lze využít v rámci různých procesů správy dokumentů.

Komplexní služby. Kombinují funcionalitu DMS coby primárního systému pro správu dokumentů i dalších systémů, jako jsou biometrické digitální podpisy, časová razítka, generování dokumentů, tiskové služby atd. Komplexní služby, např. služby pro správu klientské dokumentace, lze jednoduše odebírat prostřednictvím rozhraní vybudovaného nad systémem DMS a dalšími systémy. 

 

Odvaha k inovacím

Komerční banka se nebojí skutečných inovací.  Na naše doporučení se proto spolu s námi zapojila do programu Rapid Success společnosti EMC a měla tak možnost využít při implementaci nejnovější verzi řešení EMC Documentum 7.1 a xCP 2.1, která v době začátku implementace nebyla oficiálně uvolněna společností EMC.

Program sloužil k poskytnutí podpory a garance při vývoji a implementaci s využitím před-finální verze řešení ze strany výrobce pro partnery společnosti EMC a jejich zákazníky.

Účast v programu pro banku znamenala jistotu zavedení nejnovější verze produktu, a tedy ochranu investic z hlediska zamezení nutnosti brzkého upgradu. Navíc získala zvýšenou úroveň podpory také po uvolnění nové verze produktu ze strany výrobce.

 

Výhody nové verze EMC Documentum 7.1 a xCP 2.1

  • Vyšší stabilita, lepší výkon a správa session.
  • Možnost rychlého vytváření aplikací orientovaných na velké objemy informací, podporu procesů a case management.
  • Nové možnosti návrhu aplikací pro dosažení lepší, dynamické uživatelské zkušenosti.

 

 

Co jsme do projektu vnesly?

Analýzu a implementaci jsme rozdělili na více částí. Průběžné úspěchy a části jednotlivých výsledků byly několikrát prezentovány businessu  Zabránili jsme tak vzniku nadměrných nákladů na změny a dodatečné úpravy po dokončení implementace. (2)

Znalost klienta a bankovního prostředí, vysoká stabilita a úroveň know-how týmu, podpora v rámci projektu.

 

Jako rozhraní pro zprostředkování služeb DMS a dalších systémů bylo využito obecné rozhraní definované a vytvořené Komerční bankou.  Prostřednictvím tohoto rozhraní uživatelé či obchodní útvary konzumují zde „vystavené“ služby, v jejichž rámci se může volat více systémů za tímto rozhraním. Uživatel přitom nemusí vědět, který konkrétní systém službu poskytuje.
Z hlediska spokojenosti klienta byl již od počátku důležitým aspektem impementace DMS důraz na spolupráci s uživateli. Proces implementace DMS byl rozdělen do 4 fází. Na konci každé z nich byly průběžné výsledky předvedeny zástupcům obchodních útvarů za účelem získání zpětné vazby a přizpůsobení dalšího postupu jejich požadavkům. Tento postup odrážel naše zkušenosti, které ukazují, že mají-li uživatelé možnost průběžně sledovat směřování implementace, porovnat jej se svým očekáváním a případně korigovat, výsledkem je rychlejší adopce v produkčním provozu.

 

„Implementace vyspělého řešení pro správu dokumentů je pro nás zásadním krokem, na němž můžeme stavět při postupné digitalizaci klíčových agend a procesů napříč bankou.. Zkušenosti Trasku v oblasti DMS a znalost bankovního prostředí pro nás byly skutečným přínosem.“ 

Radek Dvořák, Projektový Manager Komerční banka, a.s.

 

 

1. implementace v ČR

Implemetace řešení EMC Documentum ve verzi xCP 2.1 v Komerční bance bylo první implementací nové verze DMS v ČR. Komerční banka tak prokázala svoji odvahu inovovat.

 

6 měsíců

Systém DMS byl do prostředí KB naimplementován během pouhých 6 měsíců. Součástí implementace byly mmj. testy a analýzy infrastruktury a disaster recovery, samotná implementace systému a základních funkčností. V neposlední řadě bylo řešení několikrát prezentováno businessu.