Dokonce jsou známy příklady, kdy zvolený informační systém byl vizitkou podniku nebo snad i nástěnkou úspěšnosti. Tyto pohnutky a motivace k implementaci podnikových systémů se promítly také do vedení personální agendy. Jsou to IT manažeři nebo naopak uživatelé respektive zaměstnanci, kdo určuje směřování současných IT systémů? Kdo je z tohoto pohledu konzumentem moderních prostředků pro vedení podnikové agendy a co je považováno za úspěch? Svět v roce 2008 je rozhodně jinde v posuzování výhodnosti a utěšenosti stavu podnikových procesů, zejména pak pokud jde o řízení lidských zdrojů. Vychází to z konstatování, že nějaký ten podnikový informační systém má prakticky každý. Trendy a nálady dnes již sice nejsou tak jednoznačné jako před 10 lety, ale přesto se zde nechá vysledovat celá řada společných očekávání a úvah k dalšímu směřování.
V oblasti řízení lidských zdrojů bylo a často ještě je hlavním úkolem zvládnout stále složitější agendu související s naplněním předpisů legislativy a změn v daňových sazbách. Pro tento účel jsou dnes dostupné podnikové systémy již slušně vybaveny. Jejich hlavní úkol, tedy evidovat lidské zdroje a případně i počítat náklady v podobě mezd a odvodů zvládají celkem bez větších problémů. Zdálo by se, že personalisté a snad i sami zaměstnanci mohou být spokojeni, ale spíše opak je pravdou. Ukazuje se, že zejména velké podnikové systémy, přestože mohou své evidenční možnosti mohutně rozšiřovat, postrádají aspekt vlastního řízení. Běžně je tak možné slyšet stesk personálních referentů, že jejich práci IT systémy příliš neulehčily, často právě naopak. Aby mohli mít podklad k rozhodnutí, navrhnout nový proces řízení nebo tento proces byli schopni naplnit, jsou personalisté dále odkázáni na manuální práci v podobě shánění a přípravy podkladů a obtěžování kolegů, kteří mají data k dispozici. Klasické úkoly personalistů, ke kterým patří například řízení vzdělávání nebo řízení výkonu se podporou IT systémů pyšnit nemohou.
Panuje obecná shoda v tom, že přes veškeré vymoženosti informačních systémů je schopnost vidět podniková data a informace v souvislostech uživatelům upírána. Jako příklad je možné uvést proces z organizačního managementu. Mnohé podnikové systémy sice tuto oblast podporují, od možnosti udržovat pracovní pozice včetně jejich plánu a zařazení až po klasifikaci činností, ale schopnost vizualizovat organizační strukturu a poskytnout ji v každém okamžiku aktuální, bývá častým nedostatkem. Přitom právě hodnota této informace je ocenitelná pouze tehdy, dostane-li se včas a v odpovídající kvalitě k těm, kteří ji v daném okamžiku potřebují. Podíváme-li se na význam takového kroku, jakým například je vizualizace organizační struktury na základě aktuálních dat z HR systému a to ve formě, která navíc odpovídá potřebám toho, kdo si ji žádá, najdeme v něm prvky jako je sounáležitost s firmou a profesionalita jejích řídících struktur. Tyto efekty se pozitivně odrážejí ve větší motivaci zaměstnanců, ale i snazší úloze manažerů pokud jde o prezentaci strategie a směřování.
Z výše uvedeného se nechá usuzovat, že detailní evidence a klasifikace jsou jistě nespornou výhodou, samy o sobě však nemají schopnost být tím, co firmu nebo i jednotlivé její články skutečně posouvá kupředu. I z tohoto pohledu je vidět, že současný trend zcela jistě směřuje k naplnění spíše procesní stránky fungování firmy a dává důraz na cílené zpřístupnění relevantních informací. Přitom dostupnost přesných informací je jedním ze základních předpokladů pro správné rozhodnutí a to na všech stupních řízení, včetně funkce referentů. Na trhu informačních systémů proto dostávají stále důležitější roli takové produkty, které jasně zdůrazňují hodnotu evidovaných informací nebo jsou schopny naplnit podnikový proces a to i přes jeho komplexnost. Nabízejí se jako nadstavby nebo doplňky velkých ERP systémů nebo nově jako procesně orientované portály pro HR.
Právě posledně jmenované procesní portály, slibují velké příležitosti pro zefektivnění agendy pro řízení vzdělávání a zdůrazňují význam slova řízení. V této oblasti jde zejména o to, vystihnout podstatu problematiky řízení vzdělávání, tedy cíleného směřování zdrojů a prostředků do vzdělávacích akcí. A právě v tomto ohledu jsou současné podnikové systémy, které si libují v evidování a klasifikaci velmi těžkopádné. Vybrat skupinu potenciálních účastníků kurzu podle úrovně jejich současné kvalifikace, právě vykonávané pozice a časových dispozic je proces, který sám IT systém jen těžko zvládne bez interakce se zainteresovanými účastníky (personální referent, nadřízený resp. manažer, školený zaměstnanec případně i další). Výhodou procesních portálů pro řízení vzdělávání je právě schopnost dojít ke správnému výsledku v řízené interakci; předložení katalogu vzdělávacích akcí a jeho distribuce k rozhodujícím účastníkům procesu, identifikace možného okruhu účastníků, zohlednění pravidel, restrikcí a omezení, výběr a schválení konkrétních účastníků a to vše včas a transparentně. Procesní portály jsou pro podporu těchto aktivit vybaveni celou řadou nástrojů, které umožňují i takto složité procesy vytvářet, vizualizovat, hlídat a hlavně i měřit jejich úspěšnost. Pro zjednodušení je možné si představit, že proces naplnění vzdělávacího kurzu účastníky představuje sled akcí a kroků, z nichž každý krok má své předpoklady, pravidla (tedy obsahovou náplň), okruh uživatelů, kteří do něj zasahují a možný výsledek, který je zase předpokladem pro přechod ke kroku následujícímu. Celý proces má vymezen časový úsek, ve kterém je nastartován a běží. Takto je možné sledovat jeho stav, ve kterém se nachází. V tomto případě se využije katalog vzdělávání, kvalifikační matice, metodika procesní algoritmizace (Business Process Execution Language = BPEL) a webový portál pro sdílení dat a informací. S touto podporou je proces řízení vzdělávání nejen velmi transparentní, ale zejména efektivnější jak z důvodů cíleného směřování, tak i s ohledem na úsporu času. Výhody cíleného, v tomto případě hlavně správně nasměrovaného vzdělávacího opatření jsou zcela zřejmé, oproti tomu náklady na implementaci tohoto přístupu mnohem nižší v porovnání se zavedením klasického podnikového informačního systému.
Ať už je personální agenda vedena v jakémkoliv systému, vyšší kvalitu podpory ze strany IT je nutné naplňovat z pohledu vlastního řízení procesů a postupů. Tento přístup ocení nejen majitelé nebo management, ale i sami zaměstnanci, kteří chtějí být vedeni tak, aby co nejvíce využili svou odbornost, talent a nasazení.