Pokud jde o nástroje, aplikace či celé informační systémy, můžete si vybrat od sofistikovaných nástrojů největších IT společností, až po volně šiřitelné a opensource nástroje. Každý má něco do sebe. Jeden Vám umožní rychle, jednoduše a graficky navrhovat Vaše procesy a nabízí prostředí, ze kterého bez znalosti programování generujete celé aplikace. Jiný Vám slibuje rychlou a bezbolestnou integraci s Vašimi primárními zdroji informací a komplexní zpracování snad všeho, čím se Vaše společnost zabývá.
Druhá oblast informací Vám radí, jak BPM implementovat. Jaký proces si vybrat pro pilotní implementaci, jak nastavit měřicí body procesu, jak připravit aplikační prostředí a samozřejmě jak taková implementace probíhá včetně kroků a jednotlivých milníků. Jsou zde i informace, čeho se vyvarovat, na co si dát pozor a kde hledat slabá místa řešení.
Co už není častým tématem, jsou vlastní předpoklady využití BPM pro optimalizaci zpracování informací a řízení procesů. Z tohoto nedostatku se rodí některé mýty, které tvoří nebezpečný základ k chybným rozhodnutím a nesprávnému chápání BMP jako obecné koncepce řešení veškerých procesních problémů uvnitř společnosti.
BPM - mýty a skutečnost
Častým omylem při implementaci BPM je záměna cíle s prostředkem . Pokud je cílem vlastní zavedení nástroje či aplikace, brzy zjistíme, že výsledek neodpovídá ani prostředkům ani úsilí věnovanému této činnosti. Zbude jen pocit marné snahy cokoli zlepšit. Cílem BPM je zlepšení firemních procesů a zefektivnění jejich zpracování. Prostředkem jak toho cíle dosáhnout je implementace systému, která BPM podporuje. Dalším omylem je víra, že BPM samo o sobě vyřeší chaos v procesech, sníží pracnost a chybovost a zrychlí zpracování informací . Tato víra založená na marketingových informacích o produktech a nástrojích vede k získání organizovaného chaosu, který jen fixuje špatně nastavené postupy a zanáší systematické chyby do již tak málo přehledných procesů. Ve skutečnosti BPM pouze automatizuje zpracování informací dle předem daných postupů a schémat. Pokud nejsou tyto procesy správně definované, tak ani nejsofistikovnější BPM systém nepřinese řešení. Omylem je i snadné řešení výjimek a specifik obchodní politiky, ke které Vás podle Vašeho názoru tlačí konkurenční boj. Získáte tak sice unikátní řešení, ale dříve, či později narazíte na neustálou implementaci změn, ke kterým Vás opět trh donutí.
Jak úspěšně zvládnout BPM?
- Věnujte dostatek času na poznání obchodních potřeb a stanovte jasné priority. Definujte svoje cíle a snažte se zhodnotit, které procesy u Vás fungují na základě opravdových potřeb a které jen na základě zaběhnutých stereotypů a pracovních návyků. Myslete do budoucna a snažte se odhadnout příští vývoj Vašeho businessu.
- Zainteresujte zodpovědné osoby z businessu na implementaci hned na počátku, když identifikujete slabá procesní místa. Pokud se i manažeři podílí na identifikaci slabých míst, pak se rychleji ztotožní s přínosy BPM a implementační tým má silnější mandát na prosazení procesních a organizačních změn.
- Nebojte se změn, které na první pohled vypadají jako krok zpět, ale výrazně zjednoduší Vaše procesy.
- Nechte si poradit a zkuste se přizpůsobit vyzkoušeným procesům a zvažte domnělá specifika Vašeho businessu.
- Nenechte se tlačit okolnostmi a časem. Důkladná analýza a pečlivá implementace je klíčem k úspěchu. Nenechte motivaci změnit z roviny informační do roviny časové a finanční.
Ze zkušeností vyplývá, že dobrá příprava interního prostředí je jedním z klíčových předpokladů úspěchu. V této fázi je čas a úsilí zejména v režii pracovníků mimo IT a při implementaci se bohatě vyplatí.
Implementace BPM je jednoznačně věcí business přístupu, technologie jsou pouze prostředkem, který Vám umožní uskutečnit Vaše plány a pokrýt Vaše potřeby.